Bollenti Spiriti

Gentilissimo Marco,

in fase di chiusura documenti di rendicontazione, ti espongo alcuni dubbi o domande:

1. Rendicontazione missioni: Stiamo allegando fotocopia di tutti i biglietti di treno da noi utilizzati. Moltissimi di questi sono biglietti per tratta breve, su cui la vidimazione (foro o taglio all'angolo) è evidente, mentre la data di vidimazione, soprattutto a causa della stampa non proprio ottima della vidimatrice (stampa ad aghi), risulta già non chiarissima, ma leggibile, sui biglietti originali, mentre risulta molto poco leggibile, o illegibile del tutto, sulle fotocopie. La domanda è: come possiamo risolvere il problema? Vi forniamo gli originali per poter controllare con precisione la vidimazione? Vi è una qualche altra soluzione?
2. Chiusura progetto: Contiamo di poter chiudere tutta la documentazione di rendicontazione entro questa settimana o primi giorni della settimana prossima. Quali sono orientativamente i tempi di esame della documentazione fornita? Nella fattispecie, dato che la persona che si è occupata della rendicontazione sarà fuori Italia per circa 6 mesi da fine Agosto, vi è modo di iniziare ad analizzare le nostre pratiche con un certo anticipo, prima della sua partenza?
3. Fatture con IVA: siamo un'Associazione non a scopo di lucro e non produciamo utili. Dobbiamo comunque compilare il campo IVA presente nel documento di rendicontazione?Se NO non considerare le due successive domande
4. Fatture con IVA e pagamento ritenuta: per il pagamento del Commercialista abbiamo in fattura una voce relativa alla Ritenuta d'acconto (20%), pagata a mezzo F24 che correderemo alla documentazione, ed una voce IVA (22%), che dunque ammonterebbe al 2% del totale (in quanto il 20% ricade nella voce ritenuta d'acconto). Dobbiamo riportare solo questo 2% nel documento di rendicontazione dato che abbiamo dedicato una voce apposita al "Pagamento F24" per questa attività?
5. IVA su prodotti vari: su alcuni prodotto come: fidejussione, spese postali, spese di tenuta conto, biglietti di treno, fattura ristorante non vi è evidenziato alcun valore di IVA (o non lo conosciamo). Quale valore riportiamo?

Ciao Marco e grazie per la tua risposta.

Andando avanti nel progetto emergono sempre nuovi quesiti.
Al fine di avviare le pratiche per la pubblicazione su Google Play Store della nostra APP abbiamo dovuto pagare una "Registration Fee" di 25$.
A tal proposito ho le seguenti domande:
1. Questa spesa rientra nelle spese di gestione vero? In particolare la facciamo rientrare nella voce "spese commerciali" o "spese amministrative"?
2. La ricevuta emessa (Google non rilascia fatture per questo tipo di cose) riporta come acquirente, per come loro impostano la "fatturazione", l'indirizzo della nostra associazione ed il Codice Fiscale, ma non il nome della nostra associazione. Sono sufficienti questi dati dato che identificano univocamente (Codice fiscale e indirizzo) la nostra associazione?
3. Trattandosi di un importo in dollari, pagato con la carta di credito del Presidente, vorremmo fare un bonifico per rimborsare la spesa. Come ci regoliamo per la conversione in euro? Consideriamo il cambio euro/dollaro applicato e la commissione per pagamento extra UE applicato dalla banca, ovviamente documentato?

Grazie mille, come sempre!

Saluti
Claudio
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Ciao Marco e grazie per la tua risposta.

Trattandosi dei termini d'uso e privacy avevamo considerato questa spesa come più legata all'ambito delle "spese amministrative".
Questo anche perché nella macrovoce "spese di gestione", da Vademecum, avevamo visto ricadevano anche le spese associate alla registrazione di marchi e brevetti (spese legali) ed abbiamo considerato l'attività di consulenza per la "redazione di Termini d'uso e Privacy" come similare.

Non è, dunque, assolutamente possibile far rientrare questa spesa nella macrovoce "spese di gestione"? Questo al fine di evitare di richiedere una variazione del budget di macrovoce e poter procedere rapidamente con l'attività in questione.

Grazie ancora per la tua cortesia e celerità.

Claudio
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Gentilissimo Marco,

sempre in merito alla rendicontazione ho una domanda.

Per la pubblicazione on-line della nostra piattaforma Web/APP, che prevede la registrazione di utenti, stiamo valutando la possibilità di far sviluppare da un legale i termini d'uso e privacy necessari, da inserire all'interno del sito/APP.

Questa attività di consulenza legale rientra nelle spese di gestione? A nostro parere è la voce di costo più idonea al caso.

Grazie anticipatamente per il tuo consueto supporto.
Saluti

Claudio
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Gentile Staff Bollenti Spiriti,

in ottica di futura compilazione dei documenti di chiusura progetto abbiamo iniziato a leggere i documenti da compilare ed abbiamo alcune domande relativa la documentazione da allegare alla Relazione finale. Nella fattispecie si richiede di allegare:

1. copia dei prodotti realizzati con il progetto (pubblicazioni, dvd, materiali ecc.): nel nostro caso i prodotti realizzati saranno: Sito Web di accesso alla piattaforma e APP Mobile scaricabile su Google Play Store. Cosa dovremmo fornirvi in tal caso? Non sono sufficienti il sito web accessibile pubblicamente sul World Wide Web e la APP scaricabile anch'essa pubblicamente dal Play Store?
2. copia dei materiali di comunicazione prodotti: cosa dovremmo fornirvi nello specifico? Nel caso di realizzazione di una Brochure/bigliettini da visita è necessaria una copia cartacea di questi oggetti o basta un file PDF? Qualora andassimo a realizzare, ad esempio, un Banner pubblicitario con il nostro logo come ve lo forniamo essendo questo un oggetto unico? Basterebbe il file di grafica associato? Inoltre, nel nostro caso, rientrano sicuramente nel materiale di comunicazione il logo e l'icona della APP e Sito Web. Occorre fornire anche questi materiali? In caso affermativo basta un file PDF?
3. Copia della principale rassegna stampa che parli del vostro progetto e/o di chi lo ha realizzato: nel caso in cui si tratti di articoli pubblicati sul Web come vi forniamo la copia? Sarebbe sufficiente un PDF della pagina Web?

Grazie mille Marco,

approfitto per alcune altre domande sempre relative il Modulo di rendicontazione finale:

1. Per la rendicontazione delle risorse umane è necessario allegare il Time Report. E' sufficiente un elenco delle attività svolte con associato numero di ore lavorative impiegate? C'è un Modello standard da usare? Spesso l'attività delle Risorse umane sia interne che esterne si è protratta oltre le date indicate formalmente sui contratti. E' un problema indicare attività svolte oltre le date previste sui contratti?
2. Se un pagamento è stato fatto a mezzo bonifico è sufficiente allegare l'estratto Conto (dove è palesata l'operazione con annesso CRO identificativo) o è necessario allegare anche un'attestazione del Bonifico effettuato?
3. Nella voce "Spese Amministrative, con riferimento alle spese di tenuta conto, che vengono automaticamente trattenute dalla banca, quale "Metodo di pagamento" ed "Estremi di pagamento" possiamo usare? Andrebbe bene BB (Bonifico bancario) per il metodo di pagamento e, invece, specificare "ritenuta diretta da C/C per quanto concerne gli estremi di pagamento?
[li] Per quanto concerne il pagamento di ritenute d'acconto, che noi abbiamo pagato online, esse appaiono nell'estratto conto con la voce "Deleghe Virtuali" ed un associato identificativo. E' sufficiente questo come dettaglio da inserire nella voce "Estremi e data di pagamento"?

Ciao Marco,

un'informazione relativa alla rendicontazione ed alla relativa compilazione del Modulo.

Per quanto concerne le spese di tenuta del conto corrente bancario, queste vanno inserite nella tabella relative le Spese Amministrative. Dobbiamo però inserire una unica voce complessiva del totale delle spese o dettagliare le singole voci (ad esempio: "Commissione spese bonifico, Bolli, Canone gestione Carta di credito etc.)?

Grazie come sempre per la cordiale risposta.

Saluti
Claudio
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Ciao Marco e grazie,

dunque la metodologia: acquisto avvenuto in contanti - prelievo dal C/C in contanti è l'unica eseguibile?
Per il rimborso, se piuttosto che prelevare in contanti eseguissi un bonifico sul mio Conto Corrente Personale (in qualità di Presidente dell'associazione) non sarebbe lo stesso?

Purtroppo per alcune spese anticipate (sempre inerenti il progetto e fatturate a nome del Soggetto vincitore), soprattutto nella fase in cui non avevamo ancora avuto l'accredito del finanziamento, ho eseguito dei rimborsi a mezzo Bonifico piuttosto che a mezzo prelievo in Contanti dalla cassa (rimborsi spese missioni - rimborsi marche da bollo etc). Solo in un caso, invece, ho seguito fortuitamente la procedura da te suggerita.
E' un problema? Come potrei risolvere?

Grazie mille!
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Ciao Marco,

a proposito di beni durevoli: è possibile acquistare attraverso Carta di Credito personale (non quella del soggetto vincitore) purché la fattura sia intestata al soggetto vincitore del Bando, vero??

Grazie!
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Ciao Marco,

mi riaggancio alla mia precedente domanda di qualche tempo fa:
le attività di Design Grafico, loghi e icone da utilizzare per la nostra piattaforma Web/App rientrerebbero nelle spese commerciali vero?

Grazie, come sempre.

Claudio
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Ciao Marco e grazie,

giusto una conferma sul punto 1: se ho, ad esempio, un biglietto treno del 2/5 ed uno del 9/5 ed uno del 16/5, sebbene la causale del viaggio sia sempre la stessa dovrò comunque inserire ciascuno di questi viaggi in un Foglio missione diverso? O posso preparare un elenco puntato all'interno di un unico Foglio Missione (con causale unica) con le varie missioni e viaggi sostenuti a riguardo?

Grazie ancora
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Ciao,

a proposito della questione trasferta aggiungo tre mie domande:

1. Nel corso dell'attività di progetto abbiamo svolto diverse trasferte per incontri face-to-face con le risorse esterne ubicate nella provincia di Bari che ci stanno supportando per lo sviluppo del progetto. In molti casi abbiamo potuto sfruttare, solo per il viaggio di andata o solo ritorno, dei passaggi auto gratuiti (BlaBlaCar o conoscenti); è un problema consuntivare le varie spese di viaggio col treno fatte solo per i viaggi di sola andata o solo ritorno? O vi è un qualche requisito che ci obblighi a dover consuntivare necessariamente sia l'andata che il ritorno?E' possibile racchiudere in un solo rimborso i diversi biglietti treno acquistati per la stessa tratta, o andata o ritorno, ma sempre inerenti lo svolgimento della medesima attività di relazione e controllo attività collaboratori?
2. Vorremmo partecipare ad un Workshop sulla Pubblica Amministrazione Digitale, che, oltre a rientrare nelle tematiche trattate dal nostro progetto (IsiCity), riteniamo essere occasione di crescita e networking. Gradiremmo semplicemente una conferma sulla conformità di tale attività in maniera tale da farla rientrare nelle spese preventivate nella nostra domanda di partecipazione alla Voce "Spese di gestione - Spese di Viaggio".
3. Vi sono problemi qualora le spese di viaggio fossero state già sostenute (anche attraverso la carta di credito privata del collaboratore) e vengano richieste come rimborso alla nostra Associazione, attraverso l'apposito Foglio Missione?

Gentile Staff,

mi aggancio alla stessa domanda chiedendo un ulteriore dettaglio: qualora venga richiesta una proroga ed essa venga accettata, è possibile ultimare il progetto e passare alla fase di verifica anche prima della nuova data di chiusura del progetto? O deve essere necessariamente attesa la conclusione del tempo di proroga richiesto?

Grazie in anticipo della cortese risposta.
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Gentilissimo Staff,

vorrei porvi una domanda relativa la fatturazione delle consulenze/ acquisti di beni materiali.
Sebbene le spese sinora effettuate siano state tutte correttamente fatte fatturare per conto dell'Associazione che abbiamo costituito e siano tutte solo afferenti al progetto finanziato e vincitore del bando Principi Attivi, non è stato in diversi casi possibile dettagliare all'interno delle fatture la dicitura del Progetto vincitore cui esse facevano riferimento (fatture on-line etc.).
Sebbene, come dicevo, tutte queste fatture siano chiaramente associabili alla realizzazione del progetto e dato che ad oggi non abbiamo eseguito altre attività ad eccezione di quelle inerenti il progetto stesso, mi chiedevo se fosse un problema non aver potuto inserire questo dettaglio in alcune di esse.

Attendo cortesemente il vostro gentile riscontro

Cordiali saluti.
Claudio
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Grazie della risposta.
Un ultimo dubbio: anche per le spese di viaggio (auto/treno/bus) affrontate dai soci del soggetto giuridico vincitore si deve presentare una documentazione comprovante la trasferta? O questa documentazione è solo necessaria per eventuali collaboratori esterni al soggetto giuridico?

Grazie.

Claudio
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Ciao a tutti,

approfitto del topic per una domanda sulla consuntivazione di spese di viaggio.

Se sostengo delle spese di viaggio in qualità di Presidente dell'Associazione e nel merito delle attività del progetto finanziato, è necessario comunque che tra me e l'Associazione vi sia in corso un contratto di collaborazione? Se, ad esempio, questo è scaduto (durata max prestazione occasionale: 30gg) ma io continuo comunque a svolgere attività inerenti il progetto, posso comunque giustificare tali spese nei termini del finanziamento?

Questo dubbio mi sorge in merito a quanto leggo sul Vademecum di rendicontazione:

Ciao Marco e grazie!

Dunque, ragionando con questo criterio, le ritenute d'acconto di prestazioni occasionali eseguite all'interno della macro-voce "Risorse umane" rientrano anch'esse in questa macro-voce, così come gli importi netti, vero?

Grazie ancora.

Saluti
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Ciao Marco,

scusa ancora il disturbo su questo topic, ma vorrei avere una ulteriore informazione:
1. la ritenuta d'acconto da pagare al Commercialista che ci ha seguiti per la costituzione dell'Associazione è una voce di spesa che rientra sempre all'interno della macro-voce "Spese di Costituzione e registrazione"? Qualora non fosse così a quale macro-voce dovremmo riferirla? Alla voce "Spese amministrative"?
2. Approfitto, infine, per chiederti anche a quale voce appartengano eventuali spese postali (raccomandate etc). Ad esempio, tutte le raccomandate inviate per la documentazione utile alla fidejussione rientrano tra le "Spese di Costituzione e registrazione"?

Ti ringrazio ancora per la tua celerità e cortesia.

Saluti!
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Ciao Marco,

a riguardo della mia precedente domanda volevo chiederti un chiarimento: per quanto concerne le marche da bollo usate per vidimare Atto costitutivo e Statuto della nostra Associazione abbiamo acquistato in tutto 8 marche, di cui 4 sono sulla copia in nostro possesso, e 4 sulla copia lasciata all'ufficio dell' Agenzia delle Entrate presso cui abbiamo eseguito la registrazione.
Considerando che nella precedente tu mi parlavi di "fotocopie degli atti" e considerando che noi non siamo ovviamente più in possesso di quella consegnata all'Agenzia delle Entrate, è sufficiente presentare la fotocopia della sola nostra copia (con le 4 marche suddette) sottointendendo, ovviamente, che sull'altra vi fosse necessariamente lo stesso numero di marche da bollo?

Grazie ancora per la cortesia.

Saluti
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Ciao,

grazie mille per la consueta celerità e gentilezza!

Saluti!
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